Nieuw: financiersportaal voor verantwoording aan fondsen

Verantwoording aan fondsen: voor veel stichtingen en maatschappelijke organisaties is het een terugkerend blok werk. Cijfers bij elkaar sprokkelen, een rapport gieten in het format van fonds A, een nét ander format voor gemeente B, mailen, wachten en hopen dat er geen vervolgvragen komen. Dat kan vanaf nu anders: met het financiersportaal in KAEOM deel je per fondsaanvraag een beveiligd dossier met je financiers. Je fonds, gemeente of subsidieverstrekker kijkt zelf live mee, en jij bepaalt precies wat ze zien.

Rapportagedruk: herkenbaar voor elke stichting

Hoe meer financiers je hebt, hoe meer tijd er in verantwoording gaat zitten. Elk fonds heeft een eigen format, eigen deadlines en eigen vragen. Het resultaat kennen we allemaal:

• Je maakt per financier een aparte rapportage, vaak met dezelfde cijfers in een andere volgorde.
• De jaarlijkse PDF is een momentopname: drie maanden later is hij alweer verouderd.
• Tussentijdse vragen komen per e-mail binnen en verdwijnen in volle mailboxen.
• Bewijs van je impact zit verspreid over spreadsheets, mapjes en hoofden.

Zonde, want die tijd steek je liever in je activiteiten en de mensen voor wie je het doet. En eerlijk is eerlijk: ook je financiers worden niet blij van losse PDF's die één keer per jaar in hun mailbox landen.

Wat is het financiersportaal?

Het financiersportaal is een beveiligde omgeving waarin je per fondsaanvraag een dossier deelt met je financier. Geen exportjes en bijlagen meer, maar één plek waar je fonds, gemeente of subsidieverstrekker altijd het actuele beeld ziet van wat er met hun bijdrage gebeurt.

Delen via een link of een persoonlijk account

Delen kan op twee manieren, afhankelijk van wat bij je financier past:

• Een deellink: snel gedeeld, direct toegang tot het dossier.
• Een persoonlijk financiersaccount: je contactpersoon logt in zonder wachtwoord, via een veilige inloglink per e-mail.

Met een account ziet je financier op één dashboard álle dossiers die stichtingen met hem of haar delen, ook van meerdere stichtingen tegelijk. Voor een fondsadviseur die tien organisaties steunt, scheelt dat een hoop zoekwerk.

Jij houdt de regie over wat financiers zien

Delen betekent niet alles delen. Per dossier kies je zelf welke secties zichtbaar zijn:

• Impactcijfers: bereik en resultaten, aansluitend op je monitoring.
• Activiteiten: wat je organiseert en hoeveel mensen je ermee bereikt.
• Financiën: budget versus uitgaven per aanvraag.
• Rapportages: tussentijdse en eindrapportages als PDF.
• Documenten: bijlagen die je wilt meesturen.

Daarnaast stel je optioneel een verloopdatum in, en kun je de toegang per persoon op elk moment intrekken. De regie ligt dus altijd bij jouw stichting, niet bij de techniek.

Live inzicht in plaats van een jaarlijkse PDF

Dit is waar het financiersportaal het verschil maakt bij je verantwoording aan fondsen. In plaats van een statisch document ziet je financier doorlopend:

• Bereikcijfers: hoeveel mensen je bereikt met het project.
• Activiteiten en sessies: wat er daadwerkelijk georganiseerd is.
• Budget versus uitgaven: hoe de bijdrage wordt besteed.

Rapportages blijven gewoon bestaan: tussentijdse en eindrapportages zijn in het portaal als PDF te bekijken en te downloaden. Publiceer je een nieuwe definitieve rapportage, dan krijgt je financier daar automatisch een e-mail over. Niets meer los rondmailen.

Het mooiste: dit kost je geen extra registratiewerk. De cijfers komen rechtstreeks uit wat je toch al bijhoudt in KAEOM: je activiteiten, spreekuren, projecten en fondsenbeheer. Eén keer registreren, en je verantwoording schrijft zichzelf grotendeels.

Vragen? Gewoon in het dossier stellen

Heeft je financier een vraag over een cijfer, dan hoeft die niet meer via e-mail. Het portaal heeft een ingebouwde berichtenfunctie: stichting en financier chatten direct met elkaar binnen het dossier. Zo blijft de context bij elkaar: vraag, antwoord en cijfers op één plek. Notificaties zijn slim ingericht, dus niemand wordt gespamd met mailtjes bij elk bericht.

Privacy by design: alleen cijfers, nooit personen

Je werkt met kwetsbare mensen, dus dit moet gewoon goed geregeld zijn. Het financiersportaal toont uitsluitend geaggregeerde cijfers, nooit persoonsgegevens van je deelnemers. Kleine aantallen (minder dan 5) worden bovendien automatisch onderdrukt, zodat cijfers nooit naar individuen te herleiden zijn. Zo deel je vol vertrouwen inzicht met je financiers, AVG-proof.

Waarom fondsen en gemeenten hier zelf blij van worden

Transparantie is niet alleen prettig voor jou. Het is een troef bij je fondsenwerving. Financiers die doorlopend kunnen meekijken, hoeven minder op te vragen, zien eerder dat het goed gaat en bouwen vertrouwen op in je organisatie. Bij je volgende aanvraag sta je met een gedeeld dossier een stuk sterker dan met de belofte "we sturen achteraf een rapportage".

En voor fondsen, gemeenten en subsidieverstrekkers zelf? Die krijgen één dashboard met alle dossiers van alle stichtingen die met hen delen, in plaats van een mailbox vol losse PDF's in tien verschillende formats. Verstrek je zelf fondsen of subsidies? Op onze pagina voor financiers lees je wat het portaal jou oplevert en hoe je met ons samenwerkt.

Veelgestelde vragen

Moet mijn financier een account aanmaken?

Nee, dat hoeft niet. Je kunt een dossier ook delen via een deellink. Kiest je financier wél voor een account, dan is er geen wachtwoord nodig: inloggen gaat via een veilige inloglink per e-mail.

Kan ik de toegang weer stopzetten?

Ja, op elk moment. Je trekt de toegang per persoon in, en je kunt vooraf een verloopdatum instellen zodat toegang vanzelf afloopt na de projectperiode.

Ziet een financier gegevens van onze deelnemers?

Nee. Het portaal toont alleen geaggregeerde cijfers, nooit persoonsgegevens. Aantallen kleiner dan 5 worden automatisch onderdrukt.

Kost dit ons extra registratiewerk?

Nee. Alles wat je financier ziet, komt uit wat je al registreert in KAEOM: activiteiten, spreekuren, projecten en fondsenbeheer.

Verantwoording aan fondsen zonder rapportagedruk

Verantwoording aan fondsen hoeft geen jaarlijkse sprint meer te zijn. Met het financiersportaal deel je per fondsaanvraag een beveiligd dossier, houd je zelf de regie over wat zichtbaar is, en geef je fondsen, gemeenten en subsidieverstrekkers live inzicht in je impact, zonder één extra spreadsheet.

Benieuwd hoe dit er voor jouw stichting uitziet? Lees meer over ons of plan vrijblijvend een demo via onze contactpagina. Dan zetten we samen je eerste dossier klaar.