Software voor stichtingen: van losse registratie naar zicht op je impact
KAEOM brengt je spreekuren, activiteiten, projecten, personeel en fondsenbeheer samen in één veilig platform. Alles wat je team tóch al vastlegt, wordt vanzelf monitoring, impactmeting en rapportage. Als de gemeente of het fonds om cijfers vraagt, staat het antwoord al klaar.
Geen creditcard, geen contract. Je omgeving staat in vijf minuten klaar, gevuld met voorbeelddata.
Bereik per wijk: Osdorp 418 · Slotermeer 312 · Geuzenveld 204 · De Aker 96. Leeftijd en achtergrond alleen als groepstotaal.
Uitstroomredenen op de vaste keuzelijst van de organisatie. Doorlooptijd gemiddeld 74 dagen.
Begroting versus werkelijke uitgaven per post, rechtstreeks uit het fondsenbeheer van de organisatie. Geen bonnetjes, wel elke boeking.
Je financier krijgt automatisch bericht zodra er een nieuwe rapportage klaarstaat. Downloads worden gelogd.
Vragen en antwoorden blijven bij het dossier. Geen zwevende mailwisselingen meer.
Eén registratie op de werkvloer is direct een cijfer in het dossier van je financier. Geen export, geen avond overtypen.
- AVG-compliant
- Servers in Nederland
- AES-256 versleuteling
- Maandelijks opzegbaar
- Support in het Nederlands
Goed werk doen is niet genoeg als je niet kunt laten zien dát het werkt.
Elke week gebeurt er waardevol werk: spreekuren, activiteiten, begeleiding, projecten. Maar de gegevens erover leven in losse lijsten, mailboxen en mappen. Dus als de vraag komt, begint het zoeken.
- Deelnemers en hulpvragen in Excel, e-mail en papieren mappen
- Dagen kwijt aan cijfers verzamelen bij elke verantwoording
- Geen zicht op wie welk spreekuur of welke activiteit bezocht
- Twijfel of je gevoelige gegevens wel AVG-proof bewaart
Wat werkt nu echt, en voor wie?
Je team legt het werk vast
Een hulpvraag tijdens het spreekuur, een check-in bij de taalles, een uitgave op de subsidie. Eén keer, terwijl het gebeurt.
KAEOM verbindt alles
Deelnemers, hulpvragen, activiteiten, uren en budgetten komen samen in één beeld. Over modules, locaties en teams heen.
Je ziet patronen en kunt ze aantonen
Dashboards, trends en rapportages ontstaan vanzelf. Voor je bestuur, je gemeente en de fondsen die je steunen.
Alles wat je organisatie doet, op één plek
Kies een module en bekijk hoe die werkt, met schermen zoals ze in het platform staan.
Van aanmelding tot aanwezigheid, zonder papieren lijst
Cursussen, workshops en inloop met sessies, capaciteit en wachtlijst. Deelnemers melden zichzelf aan via een QR-poster, checken in bij de deur en vullen zelf hun vragenlijst in.
- Negen activiteittypen met herhalende sessies en capaciteit per sessie
- Publieke aanmeldpagina met AVG-toestemming en spambescherming
- Presentie registreert zichzelf via pincode bij de deur
- Wachtlijst schuift automatisch door, opkomstcijfers kloppen
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIHulpvragen die zichzelf categoriseren
Leg een hulpvraag in seconden vast. Terwijl je typt herkent KAEOM waar de vraag over gaat en welke instanties erbij horen. Zo is elke registratie meteen bruikbare data.
- Categorie wordt voorgesteld op basis van 120+ trefwoorden
- Gemeente, UWV, SVB, DUO en IND automatisch als tag herkend
- Resultaat, vervolgactie en doorverwijzing in één klik
- Zoeken en filteren op categorie, tag, medewerker, locatie en periode
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIHulpvragen die langer lopen, volg je als casus
Niet elke hulpvraag is in één gesprek klaar. Een casus bundelt alles wat erbij hoort, over gesprekken en weken heen, en bewaakt dat het doorloopt tot er een resultaat ligt.
- Iedereen ziet direct waar een casus staat, ook als een collega invalt
- Signaal bij casussen die stilliggen of waarvan de streefdatum nadert
- Afronden met een vaste keuzelijst uitstroomredenen, zoals je gemeente of fonds die vraagt
- Doorlooptijd en resultaat rollen er vanzelf uit voor je verantwoording
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIR. AchterbergIn behandeling14 sepSamira K.—
M. YildizGepauzeerd2 sep ⚠Tom V.—
D. MensahAfgerond—Samira K.Regeling getroffen
F. OkaforAfgerond—Aisha B.Doel behaald
K. PietersenOpen30 sepTom V.—
Volledige dossiers, maximaal beschermd
Alles over je hulpvragers en deelnemers op één plek: van sociale kaart tot hulpvraaghistorie. Gevoelige gegevens zijn standaard versleuteld, en tóch gewoon doorzoekbaar.
- Huishouden, opleiding, werk, inkomen en woonsituatie in één profiel
- BSN, naam en adres versleuteld opgeslagen, en toch vindbaar via zoeken
- Familie en netwerkcontacten met toestemming per contact
- AVG-toestemmingen en een volledige audit trail per dossier
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIProfiel
- Naam
- Mounir el Hamdi
- BSN
- •••• ••• 42
- Adres
- Postcode 1064 · Slotermeer
- Huishouden
- Gezin, 2 kinderen
- Inkomen
- Uitkering + toeslagen
- Taal
- Arabisch, Nederlands
Sociale kaart
- SHS. el Hamdi · partner · toestemming
- BTBuurtteam Slotermeer · contactpersoon
- HWHuisarts · alleen op verzoek
Toestemmingen
- Gegevens delen met buurtteam
- Nieuwsbrief: nee
Eén agenda voor je hele team
Afspraken, spreekuren en activiteiten zonder dubbele boekingen, gesynchroniseerd met de agenda's die je team al gebruikt.
- Negen afspraaktypen, van eerste gesprek tot huisbezoek en videogesprek
- Tweerichtingssynchronisatie met Google Agenda en Outlook
- Herhalende afspraken en automatische herinneringen per e-mail
- Publieke agendapagina met al je open activiteiten en aanmeldlinks
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIGrip op elke euro subsidie
Het hele traject van aanvraag en begroting tot uitgaven en eindrapportage, met bewaking die je waarschuwt vóórdat het misgaat. En een portaal waarin je financier mee kan kijken.
- Begrotingslijnen met automatische btw-berekening per uitgave
- Deadlines met herinneringen tot 30 dagen vooruit
- Tussentijdse en eindrapportages, ook gegenereerd door AI
- Personele inzet in fte en vrijwilligers per subsidie
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIBudgetbewaking per regel
- Personeelskosten54%
- Vrijwilligersvergoeding48%
- Locatie & materiaal81%
- Trainingen22%
Inzet op deze subsidie
- Betaald
- 3,3 fte · 3.038 uur
- Contract
- 2,7 fte
- Vrijwilligers
- 24, waarvan 23 ≥ 3 mnd
Financiersportaal
- Gedeeld met het fonds
- Cijfers, budget, activiteiten, rapportages
- Laatst bekeken: gisteren 16:40
Projecten met aantoonbare voortgang
Van planning tot afronding: rollen, verslagen en voortgang. Je verantwoording is al klaar terwijl het project nog loopt.
- Projectleiders en teamleden met eigen rollen en rechten
- Voortgang en deadlines automatisch berekend
- Verslagen en feedback per project, gekoppeld aan je mensen
- Documentmappen per project met versiebeheer
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIVoortgang
Team
- SKSamira K. · projectleider
- ABAisha B. · coördinator vrijwilligers
- TVTom V. · teamlid
- +9vrijwilligers
Verslagen & feedback
- Kwartaalverslag Q2· goedgekeurd
- Voortgang juli· 2 reacties
- Kwartaalverslag Q3· concept
Voor krachten, vrijwilligers én zzp'ers
Uren, roosters, afwezigheid en ontwikkeling in dezelfde omgeving als de rest van je werk. Inclusief de inzet in fte die gemeenten en fondsen in hun verantwoording vragen.
- Werkuren zelf registreren, ook per project of subsidie
- Afwezigheid en verlof met redenen en duurberekening
- Functioneringsgesprekken met doelen en opvolging
- Roosters, diensten, functies en VOG-registratie
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIHoud je achterban betrokken
Nieuwsbrieven met herbruikbare templates, geplande verzending en meetbare resultaten. Abonneegegevens versleuteld, uitschrijven in één klik.
- Templates hergebruiken en verzending inplannen
- Open- en klikstatistieken per verzending
- Verzendlog per abonnee voor volledige traceerbaarheid
Hoofdmenu
HulpvragersHulpvragenCasussenActiviteitenAgendaFondsenProjectenPersoneelNieuwsbrievenMonitoringAIOpens per uur na verzending
Je legt het werk tóch al vast. Dit haal je eruit.
Elke hulpvraag, aanmelding, check-in en uitgave voedt een laag van analyses die anders dagen handwerk kost. Geen losse meetformulieren: de dashboards zijn actueel zodra je iets vastlegt.
Maandtrends: hulpvragen én deelnames
Zie per categorie en per activiteit hoe de vraag en de opkomst zich maand op maand ontwikkelen, als lijn of als heatmap, met vorig jaar ernaast.
Bereik en vraag per wijk
Waar komen je deelnemers en hulpvragers vandaan, en in welk postcodegebied groeit de vraag? Onderbouw waar je inzet het hardst nodig is, per stadsdeel, buurt of postcode.
Opkomst per activiteit
Aanwezigheid, no-show en uitval per activiteit, locatie en sessie, uit de check-ins bij de deur.
Effect per deelnemer
Voor- en nametingen na een cursus of begeleidingstraject, op de leefdomeinen van de Zelfredzaamheid-Matrix of je eigen vragenlijst.
Maatschappelijke opbrengst
Een indicatieve MKBA: wat levert elke euro die in jouw organisatie omgaat de samenleving op?
Signalenregister
Knelpunten die je in spreekuren en bij activiteiten steeds terugziet, bundel je tot structurele signalen richting gemeente en ketenpartners.
Cohorten & benchmark
Volg een groep deelnemers of hulpvragers door de tijd, bijvoorbeeld iedereen die in het voorjaar instroomde, en vergelijk je resultaten anoniem met sectorgenoten.
Privacy-proof by design
Alle inzichten zijn geaggregeerd. Aantallen onder de vijf worden nooit getoond, citaten zijn anoniem en postcodes blijven op gebiedsniveau. Ook in het financiersportaal en in alles wat de AI ziet.
Praat met je data. Laat AI het schrijfwerk doen.
De AI in KAEOM kijkt dwars door je modules heen: spreekuren, activiteiten, fondsen en personeel in één antwoord. Alleen jouw eigen, geaggregeerde cijfers. Jij houdt het laatste woord.
Vraag de data
Stel een vraag zoals je die aan een collega zou stellen. Kies er een om te zien wat je terugkrijgt:
De verantwoording, geschreven
Kies een periode en een template, bijvoorbeeld de standaardvragen van je gemeente of het rapportageformat van je fonds, en de AI schrijft een complete rapportage uit je data. Jij controleert, keurt goed en exporteert als PDF.
Als je financier vraagt: wat hebben jullie bereikt?
Of je nu subsidie krijgt van de gemeente of een bijdrage van een fonds: bij tussentijdse en eindverantwoording vragen ze dezelfde soort cijfers. Organisaties die met KAEOM werken, leggen die vast tijdens hun spreekuren, activiteiten en projecten. Niet achteraf, maar terwijl het gebeurt.
Laat je gemeente of fonds live meekijken
Deel per aanvraag een beveiligd dossier: actuele cijfers, budget, activiteiten en rapportages. Jij bepaalt wat ze zien. De financier logt in zonder wachtwoord en ziet nooit persoonsgegevens.
Bekijk de pagina voor financiersWat een financier meestal vraagt, en waar KAEOM het antwoord vandaan haalt.
Zo werkt het bij stichtingen die elke week spreekuren en activiteiten draaien
Geen verzonnen voorbeelden: vrijwilligers, meerdere locaties, en gemeenten en fondsen die willen weten wat het oplevert.
Raad is Daad helpt bewoners met geldzorgen, schulden, brieven van instanties en ingewikkelde regelingen. Dat gebeurt in laagdrempelige inloopspreekuren op meerdere locaties en met trainingen over budget, schuldhulp en overheidsinstanties, vaak in de eigen taal van de bewoner.
- Wekelijkse inloopspreekuren op meerdere locaties in Nieuw-West
- Tientallen vrijwilligers, veel van hen meertalig
- Gesubsidieerde spreekuren en budgettrainingen, met verantwoording aan de gemeente Amsterdam
Werkt in KAEOM met
Onze vrijwilligers draaien spreekuren op meerdere plekken in Nieuw-West. Vroeger stond alles verspreid in lijstjes en mailtjes. Nu leggen we elke hulpvraag één keer vast in KAEOM, en als de gemeente vraagt hoeveel bewoners we hebben bereikt en waarmee, staat het antwoord al klaar.
Veads (Voor Elkaar Aan De Slag) is een steunpunt voor mensen in kwetsbare situaties die sociaal geïsoleerd zijn of dreigen te raken. Vanuit herstel en zelfregie biedt Veads ondersteuning, ontmoeting en nieuwe perspectieven, met een respijtvoorziening voor wie even een plek nodig heeft. Daarnaast voert Veads reguliere en gespecialiseerde verhuizingen en woningontruimingen uit. Medewerkers, vrijwilligers en ervaringsdeskundigen doen dat samen.
- Steunpunt, ontmoeting en respijtvoorziening vanuit herstel en zelfregie
- Reguliere en gespecialiseerde verhuizingen en woningontruimingen
- Medewerkers, vrijwilligers en ervaringsdeskundigen die samen de uren maken
- Verantwoording aan fondsen, gemeenten en subsidieverstrekkers
Werkt in KAEOM met
Voor Veads is het belangrijk om niet alleen vast te leggen wat we doen, maar ook welke impact onze ondersteuning heeft op deelnemers, vrijwilligers en de organisatie. Voorheen registreerden we dat op verschillende manieren. Met KAEOM werken we steeds meer vanuit één centrale plek, waarin we activiteiten, hulpvragen, deelnemers en impactmetingen met elkaar verbinden. We ontdekken samen met KAEOM wat voor onze organisatie goed werkt, en juist die samenwerking en de ruimte om mee te denken ervaren we als waardevol.
Voor stichtingen die spreekuren draaien, activiteiten organiseren of mensen begeleiden
KAEOM is vanaf de eerste regel code gemaakt voor de Nederlandse maatschappelijke sector. Niet vertaald uit Engelse software, maar opgezet rond hoe jouw organisatie echt werkt.
- Spreekuren & adviesSociaal raadslieden, juridisch spreekuur, formulierenbrigade, budgetcoaches
- Activiteiten & cursussenBuurthuizen, wijkcentra, taalcafés, educatieve en culturele stichtingen
- Welzijn & begeleidingMaatschappelijk werk, buurtwerk, voedselbanken, vrijwilligersorganisaties
- Gesubsidieerde projectenElke organisatie die aan een gemeente, fonds of bestuur laat zien wat het oplevert
Veilig, Nederlands en AVG-proof
Je werkt met gevoelige gegevens van kwetsbare mensen. Daarom zit bescherming in de basis, niet in een add-on.
- AES-256 versleutelingBSN, namen en adressen versleuteld opgeslagen, en toch doorzoekbaar
- Servers in NederlandData blijft binnen Nederland en de EU
- Two-factor authenticatieVoor elk account, met herstelcodes
- Rollen en rechtenPer module en per bereik: eigen, team of hele organisatie
- Volledige audit trailWie deed wat, wanneer, op elke module
- AVG ingebouwdToestemmingen, inzagerecht, vergetelheid, bewaartermijnen, verwerkersovereenkomst
Transparant, maandelijks opzegbaar
De basis zit in elk plan: spreekuren, hulpvragen, activiteiten, dossiers, agenda, trendanalyse en de AI-assistent. Modules als fondsenbeheer, personeel, projecten en impactmeting horen bij Professional en hoger. Je kiest het plan, het aantal gebruikers en de ondersteuning die past; upgraden of downgraden kan op elk moment.
Starter
Voor kleine teams
- Tot 5 gebruikers
- Spreekuren, hulpvragen en casussen
- Activiteiten met aanmelden, check-in en verslagen
- Hulpvragersdossiers, documenten en agenda
- Taken en contactmomenten
- Trendanalyse en dashboards
- AI-assistent en AI-rapportages
- E-mailsupport
Professional
Voor groeiende teams
- Alles van Starter, plus:
- Tot 15 gebruikers
- Fondsenbeheer met tussentijdse en eindrapportage
- Financiersportaal voor gemeente en fondsen
- Personeel: uren, roosters, fte, functioneringsgesprekken
- Projecten, relatiebeheer en managementoverzicht
- Impactmeting: meetinstrumenten en monitoring
- Nieuwsbrieven naar je achterban
- Prioriteitssupport via Meet of Teams
Enterprise
Voor grote organisaties
- Alles van Professional, plus:
- Tot 50 gebruikers
- Toegang tot alle modules
- Vaste accountmanager
- Reactie binnen 5 uur
- Onboarding en implementatiebegeleiding
- Kwartaalgesprekken
Meer dan 50 gebruikers nodig? Neem contact op
Wat stichtingen ons vragen
Levert impactmeting niet juist méér administratie op?
Nee, dat is precies het uitgangspunt. Impactmeting in KAEOM is een bijproduct van registratie die je tóch al doet. Je legt spreekuren, activiteiten en deelnemers één keer vast, en daaruit ontstaan cijfers, trends en rapportages vanzelf. Geen losse meetformulieren, geen dubbel werk.
Hoe werkt de gratis proefperiode?
Je probeert KAEOM 14 dagen gratis, zonder creditcard. Je omgeving staat binnen vijf minuten klaar met voorbeelddata. Kies je daarna geen abonnement, dan betaal je niets.
Wat als een hulpvraag niet in één gesprek is opgelost?
Daar zijn casussen voor. Je bundelt taken, contactmomenten en afspraken in één casus met een eigenaar, status en streefdatum. KAEOM geeft een seintje als een casus stilligt, en bij afronden kies je de uitstroomreden uit een vaste lijst, zodat je verantwoording optelbaar is.
Kan mijn gemeente of fonds meekijken?
Ja, via het financiersportaal. Per aanvraag deel je een beveiligd dossier met actuele cijfers, budget, casussen en rapportages. Jij bepaalt welke onderdelen zichtbaar zijn. De financier ziet alleen geaggregeerde cijfers, nooit persoonsgegevens.
Is mijn data veilig en AVG-proof?
Gevoelige gegevens zoals BSN, naam en adres worden versleuteld opgeslagen (AES-256) op servers in Nederland. Toestemmingen, inzagerecht, recht op vergetelheid, bewaartermijnen en een audit trail zijn ingebouwd. Er is een verwerkersovereenkomst.
Wat kan de AI wel en niet?
De AI beantwoordt vragen over je organisatie en schrijft rapportages op basis van je eigen geaggregeerde cijfers. Ze krijgt nooit namen, BSN of adressen te zien, verzint geen getallen en markeert wat ontbreekt. Elk rapport doorloopt een controle- en goedkeuringsstap voordat het de deur uit gaat. De AI zit in elk abonnement.
Werkt KAEOM ook op een telefoon of tablet?
Ja. KAEOM werkt volledig in de browser en past zich aan elk scherm aan, van de laptop op kantoor tot de telefoon van een vrijwilliger op locatie. Er is niets te installeren.
Zit ik ergens aan vast?
Nee. Je zegt maandelijks op, er zijn geen langlopende contracten of verborgen kosten, en je kunt je gegevens op elk moment exporteren.
Begin vandaag. Je volgende verantwoording is dan al onderweg.
Probeer KAEOM 14 dagen gratis, of plan een demo van 45 minuten en we lopen samen door jouw situatie.
Geen creditcard, geen contract, support in het Nederlands.