Algemene Voorwaarden KAEOM

Versie 1.0 — februari 2026

1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende termen met een hoofdletter gebruikt:

• KAEOM: Gevestigd te Keizersgracht 241, 1016 EA Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99495201.
• Dienst(en): De online CRM software-as-a-service (SaaS) oplossing aangeboden door KAEOM, inclusief de producttypen Spreekuren en Clientvolgsysteem (CVS).
• Klant: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van de Diensten.
• Gebruiker: Iedere persoon die namens of met toestemming van de Klant toegang heeft tot de Diensten.
• Overeenkomst: De overeenkomst tussen KAEOM en Klant voor het gebruik van de Diensten.
• Account: Het persoonlijke account van de Klant waarmee toegang tot de Diensten wordt verkregen.
• Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Verwerkersovereenkomst: De overeenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG, die een onlosmakelijk onderdeel vormt van deze Overeenkomst. Zie de Verwerkersovereenkomst.

2. Toepasselijkheid

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen KAEOM en de Klant met betrekking tot de Diensten.

2.2. Door gebruik te maken van de Diensten verklaart de Klant akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden, de Privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst.

2.3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

2.4. Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

3. Account en Toegang

3.1. Voor gebruik van de Diensten is een geldig Account vereist.

3.2. De Klant is verplicht bij registratie correcte en volledige informatie te verstrekken.

3.3. De Klant is verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en alle activiteiten die via het Account plaatsvinden.

3.4. De Klant dient KAEOM onmiddellijk te informeren bij vermoeden van ongeautoriseerd gebruik van het Account.

3.5. KAEOM behoudt zich het recht voor om Accounts te weigeren of te verwijderen die in strijd zijn met deze voorwaarden.

4. Trial Periode

4.1. Nieuwe Klanten ontvangen een gratis trial periode van 14 dagen.

4.2. Tijdens de trial periode heeft de Klant toegang tot alle functionaliteiten van het gekozen plan.

4.3. Na afloop van de trial periode wordt het Account automatisch gedeactiveerd, tenzij de Klant een betaald abonnement heeft gekozen.

4.4. Er is geen creditcard vereist voor het starten van een trial.

4.5. KAEOM behoudt zich het recht voor om de trial periode te beperken of te weigeren aan Klanten die eerder gebruik hebben gemaakt van een trial.

5. Abonnementen en Betaling

5.1. Na de trial periode kan de Klant kiezen uit verschillende abonnementsvormen met verschillende functionaliteiten en tarieven.

5.2. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

5.3. Betalingen worden vooraf gefactureerd op maand- of jaarbasis, afhankelijk van het gekozen abonnement.

5.4. Betaling geschiedt via de door KAEOM aangeboden betaalmethoden, waaronder iDEAL en creditcard. Betalingen worden verwerkt door Stripe, Inc.

5.5. Bij niet-tijdige betaling behoudt KAEOM zich het recht voor om de toegang tot de Diensten op te schorten na ten minste één betalingsherinnering.

5.6. KAEOM kan de tarieven wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail. Bij een prijsverhoging heeft de Klant het recht om het abonnement op te zeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

5.7. Restitutiebeleid: Reeds betaalde bedragen voor de lopende betaalperiode worden niet gerestitueerd bij opzegging. Bij jaarabonnementen vindt geen pro-rata restitutie plaats voor de resterende maanden.

6. Automatische Verlenging

6.1. Abonnementen worden na afloop van de abonnementsperiode automatisch verlengd voor dezelfde duur (maandelijks of jaarlijks), tenzij de Klant het abonnement voor het einde van de lopende periode opzegt.

6.2. De Klant kan het abonnement te allen tijde opzeggen via het accountbeheer. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalperiode.

6.3. KAEOM herinnert de Klant per e-mail aan de aanstaande verlenging bij jaarabonnementen, ten minste 14 dagen voor de verlengingsdatum.

7. Herroepingsrecht

7.1. De Klant die een consument is in de zin van de Wet Koop op Afstand heeft het recht om de Overeenkomst binnen 14 dagen na het sluiten daarvan zonder opgave van redenen te ontbinden (herroepingsrecht).

7.2. Het herroepingsrecht vervalt zodra de Klant uitdrukkelijk toestemming geeft om direct met de levering van de Diensten te beginnen en daarbij afziet van het herroepingsrecht. Door het starten van de trial of het activeren van een betaald abonnement geeft de Klant deze toestemming.

7.3. Om het herroepingsrecht uit te oefenen dient de Klant KAEOM hiervan op de hoogte te stellen via [email protected]

8. Gebruik van de Diensten

8.1. De Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Diensten te gebruiken gedurende de looptijd van het abonnement.

8.2. De Klant mag de Diensten uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en deze voorwaarden.

8.3. Het is de Klant niet toegestaan om:

• De Diensten te gebruiken voor illegale doeleinden;
• De Diensten reverse-engineeren, decompileren of anderszins proberen de broncode te achterhalen;
• De Diensten te gebruiken op een wijze die schade kan toebrengen aan KAEOM of derden;
• Virussen, malware of andere schadelijke code te uploaden;
• De Diensten te gebruiken om spam of ongewenste communicatie te verzenden;
• Inloggegevens te delen met onbevoegde derden.

8.4. Fair use: Het gebruik van de Diensten is onderworpen aan redelijk gebruik. KAEOM behoudt zich het recht voor om bij buitensporig gebruik dat de dienstverlening aan andere Klanten negatief beïnvloedt, contact op te nemen met de Klant en passende maatregelen te treffen.

9. Gegevens en Privacy

9.1. Bij het gebruik van de Diensten treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de Klant via de Diensten invoert (CRM-data van de cliënten/bewoners van de Klant). KAEOM treedt hierbij op als verwerker in de zin van de AVG.

9.2. De verwerking van persoonsgegevens door KAEOM als verwerker is geregeld in de Verwerkersovereenkomst, die een onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van deze Overeenkomst.

9.3. Voor accountgegevens van de Klant zelf (registratie, inlog, facturatie) treedt KAEOM op als verwerkingsverantwoordelijke. Zie de Privacyverklaring voor meer informatie.

9.4. De Klant blijft te allen tijde eigenaar van de gegevens die via de Diensten worden ingevoerd.

9.5. KAEOM maakt regelmatig back-ups van klantgegevens, maar garandeert geen 100% herstel bij dataverlies.

9.6. De Klant is verantwoordelijk voor het maken van eigen back-ups van belangrijke gegevens.

9.7. Bijzondere persoonsgegevens: De Diensten kunnen worden gebruikt voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens (waaronder gezondheidsgegevens en BSN). De Klant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het waarborgen van een geldige rechtsgrond voor deze verwerking. KAEOM heeft passende technische maatregelen getroffen, waaronder versleutelde opslag van gevoelige persoonsgegevens.

9.8. Meldplicht datalekken: KAEOM meldt datalekken aan de Klant binnen 48 uur na kennisname, conform de Verwerkersovereenkomst. De Klant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, waar nodig.

9.9. Geen inzage door KAEOM: KAEOM neemt geen kennis van de inhoud van de door de Klant ingevoerde gegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor het verlenen van support (op verzoek van de Klant) of het nakomen van wettelijke verplichtingen.

10. Geheimhouding

10.1. Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar hebben ontvangen.

10.2. Onder vertrouwelijke informatie wordt in ieder geval verstaan: bedrijfsinformatie, klantgegevens, technische specificaties en financiële gegevens.

10.3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

• Reeds algemeen bekend was of wordt zonder toedoen van de ontvangende Partij;
• Door de ontvangende Partij onafhankelijk is ontwikkeld;
• Op grond van wet- of regelgeving openbaar moet worden gemaakt.

10.4. De geheimhoudingsplicht blijft van kracht gedurende de looptijd van de Overeenkomst en 2 jaar na beëindiging.

11. Intellectueel Eigendom

11.1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Diensten berusten bij KAEOM of haar licentiegevers.

11.2. Deze voorwaarden geven de Klant geen eigendomsrechten op de Diensten, maar uitsluitend een gebruiksrecht.

11.3. Het is de Klant niet toegestaan om auteursrechtelijke vermeldingen, logo's of andere merken te verwijderen uit de Diensten.

12. Beschikbaarheid en Onderhoud

12.1. KAEOM streeft naar een beschikbaarheid van de Diensten van 99% op jaarbasis.

12.2. KAEOM kan de Diensten tijdelijk offline halen voor onderhoud en updates.

12.3. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk van tevoren aangekondigd.

12.4. KAEOM is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van (tijdelijke) onbeschikbaarheid van de Diensten.

13. Overmacht (Force Majeure)

13.1. Geen van de Partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.

13.2. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen in het internet, storingen in de telecommunicatie-infrastructuur, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, natuurrampen, epidemieën, oorlog, terrorisme, stakingen en cyberaanvallen op infrastructuur van derden waarvan KAEOM afhankelijk is.

13.3. Indien de overmacht langer dan 60 dagen voortduurt, heeft ieder der Partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden.

14. Aansprakelijkheid

14.1. KAEOM levert de Diensten op basis van "as is" en "as available".

14.2. KAEOM sluit iedere aansprakelijkheid uit voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill of schade door bedrijfsstagnatie.

14.3. De totale aansprakelijkheid van KAEOM is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de schade heeft betaald voor de Diensten, met een maximum van €5.000.

14.4. Uitzondering: De aansprakelijkheidsbeperking in lid 14.2 en 14.3 geldt niet in geval van opzet of grove schuld van KAEOM.

14.5. KAEOM is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door onjuist gebruik van de Diensten door de Klant.

14.6. De Klant vrijwaart KAEOM voor alle claims van derden die verband houden met het gebruik van de Diensten door de Klant.

15. Opzegging en Beëindiging

15.1. De Klant kan het abonnement te allen tijde opzeggen via het accountbeheer.

15.2. Bij opzegging eindigt de toegang tot de Diensten aan het einde van de lopende betaalperiode.

15.3. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd bij opzegging (zie artikel 5.7).

15.4. KAEOM kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de Klant deze voorwaarden schendt.

15.5. Data-export: Na opzegging heeft de Klant gedurende 90 dagen de mogelijkheid om alle ingevoerde gegevens te exporteren in een gangbaar, machineleesbaar formaat (CSV/JSON).

15.6. Na afloop van de retentieperiode van 90 dagen worden alle klantgegevens permanent verwijderd, conform de Verwerkersovereenkomst.

16. Klachtenprocedure

16.1. Klachten over de Diensten kunnen worden ingediend via [email protected]

16.2. KAEOM streeft ernaar klachten binnen 14 dagen inhoudelijk te beantwoorden.

16.3. Indien een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan de Klant zich wenden tot de bevoegde rechter conform artikel 18 van deze voorwaarden.

17. Wijzigingen

17.1. KAEOM behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden te wijzigen.

17.2. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren via e-mail aangekondigd aan de Klant.

17.3. Indien de Klant niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan het abonnement worden opgezegd voor de ingangsdatum van de nieuwe voorwaarden.

17.4. Voortgezet gebruik van de Diensten na de wijzigingsdatum wordt beschouwd als acceptatie van de nieuwe voorwaarden.

18. Toepasselijk Recht en Geschillen

18.1. Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten tussen KAEOM en de Klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

18.2. Alle geschillen zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar KAEOM is gevestigd.

18.3. Partijen zullen eerst trachten een geschil in onderling overleg te regelen alvorens een beroep op de rechter te doen.

19. Contactgegevens

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kunt je contact opnemen met: