Algemene Voorwaarden KAEOM

Versie 1.1 — juli 2026

1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende termen met een hoofdletter gebruikt:

• KAEOM: Gevestigd te Keizersgracht 241, 1016 EA Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99495201.
• Dienst(en): De online software-as-a-service (SaaS) oplossing van KAEOM voor stichtingen en maatschappelijke organisaties, voor onder meer het beheer van spreekuren, klanten, hulpvragen, activiteiten, fondsen, projecten en personeel, inclusief bijbehorende functionaliteiten zoals het financiersportaal, nieuwsbrieven en optionele AI-functionaliteit.
• Klant: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van de Diensten.
• Gebruiker: Iedere persoon die namens of met toestemming van de Klant toegang heeft tot de Diensten.
• Overeenkomst: De overeenkomst tussen KAEOM en Klant voor het gebruik van de Diensten.
• Account: Het persoonlijke account van de Klant waarmee toegang tot de Diensten wordt verkregen.
• Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• AI-aanbieder: De door de Klant gekozen externe aanbieder van kunstmatige-intelligentiediensten waarmee de Klant de optionele AI-functionaliteit activeert.
• Verwerkersovereenkomst: De overeenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG, die een onlosmakelijk onderdeel vormt van deze Overeenkomst. Zie de Verwerkersovereenkomst.

2. Toepasselijkheid

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen KAEOM en de Klant met betrekking tot de Diensten.

2.2. Door gebruik te maken van de Diensten verklaart de Klant akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden, de Privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst.

2.3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

2.5. Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen de nietige of vernietigde bepaling vervangen door een geldige bepaling die de strekking daarvan zoveel mogelijk benadert.

3. Account en Toegang

3.1. Voor gebruik van de Diensten is een geldig Account vereist.

3.2. De Klant is verplicht bij registratie correcte en volledige informatie te verstrekken en deze actueel te houden.

3.3. De Klant is verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en voor alle activiteiten die via het Account en de accounts van zijn Gebruikers plaatsvinden.

3.4. De Klant dient KAEOM onmiddellijk te informeren bij vermoeden van ongeautoriseerd gebruik van het Account.

3.5. De Klant staat ervoor in dat alle Gebruikers zich houden aan deze voorwaarden. Handelen van een Gebruiker wordt toegerekend aan de Klant.

3.6. KAEOM behoudt zich het recht voor om Accounts te weigeren of te verwijderen die in strijd zijn met deze voorwaarden.

4. Trial Periode

4.1. Nieuwe Klanten ontvangen een gratis trial periode van 14 dagen.

4.2. Tijdens de trial periode heeft de Klant toegang tot alle functionaliteiten van het gekozen plan.

4.3. Na afloop van de trial periode wordt het Account automatisch gedeactiveerd, tenzij de Klant een betaald abonnement heeft gekozen. Op gegevens die tijdens de trial zijn ingevoerd is de retentieperiode van artikel 18.5 en 18.6 van toepassing.

4.4. Er is geen creditcard vereist voor het starten van een trial.

4.5. KAEOM behoudt zich het recht voor om de trial periode te beperken of te weigeren aan Klanten die eerder gebruik hebben gemaakt van een trial.

5. Abonnementen en Betaling

5.1. Na de trial periode kan de Klant kiezen uit verschillende abonnementsvormen met verschillende functionaliteiten en tarieven.

5.2. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

5.3. Betalingen worden vooraf gefactureerd op maand- of jaarbasis, afhankelijk van het gekozen abonnement.

5.4. Betaling geschiedt via de door KAEOM aangeboden betaalmethoden, waaronder iDEAL en creditcard. Betalingen worden verwerkt door Stripe. KAEOM slaat zelf geen kaart- of rekeninggegevens op.

5.5. Bij niet-tijdige betaling behoudt KAEOM zich het recht voor om de toegang tot de Diensten op te schorten na ten minste één betalingsherinnering. Opschorting ontslaat de Klant niet van zijn betalingsverplichting.

5.6. KAEOM kan de tarieven wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail. Bij een prijsverhoging heeft de Klant het recht om het abonnement op te zeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

5.7. Restitutiebeleid: Reeds betaalde bedragen voor de lopende betaalperiode worden niet gerestitueerd bij opzegging. Bij jaarabonnementen vindt geen pro-rata restitutie plaats voor de resterende maanden, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

5.8. Kosten die de Klant verschuldigd is aan derden voor het gebruik van optionele functionaliteiten (zoals de kosten van een AI-aanbieder, zie artikel 9) maken geen deel uit van het abonnement en komen volledig voor rekening van de Klant.

6. Automatische Verlenging

6.1. Abonnementen worden na afloop van de abonnementsperiode automatisch verlengd voor dezelfde duur (maandelijks of jaarlijks), tenzij de Klant het abonnement voor het einde van de lopende periode opzegt.

6.2. De Klant kan het abonnement te allen tijde opzeggen via het accountbeheer. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalperiode.

6.3. KAEOM herinnert de Klant per e-mail aan de aanstaande verlenging bij jaarabonnementen, ten minste 14 dagen voor de verlengingsdatum.

7. Herroepingsrecht

7.1. De Klant die een consument is in de zin van Boek 6, Titel 5, Afdeling 2B van het Burgerlijk Wetboek (overeenkomsten op afstand) heeft het recht om de Overeenkomst binnen 14 dagen na het sluiten daarvan zonder opgave van redenen te ontbinden (herroepingsrecht).

7.2. Het herroepingsrecht vervalt zodra de Klant uitdrukkelijk toestemming geeft om direct met de levering van de Diensten te beginnen en daarbij verklaart afstand te doen van het herroepingsrecht. Door het starten van de trial of het activeren van een betaald abonnement geeft de Klant deze toestemming en doet hij deze verklaring.

7.3. Om het herroepingsrecht uit te oefenen dient de Klant KAEOM hiervan op de hoogte te stellen via [email protected]

8. Gebruik van de Diensten

8.1. De Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Diensten te gebruiken gedurende de looptijd van het abonnement.

8.2. De Klant mag de Diensten uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en deze voorwaarden.

8.3. Het is de Klant niet toegestaan om:

• De Diensten te gebruiken voor illegale doeleinden;
• De Diensten te reverse-engineeren, te decompileren of anderszins te proberen de broncode te achterhalen;
• De Diensten te gebruiken op een wijze die schade kan toebrengen aan KAEOM of derden;
• Virussen, malware of andere schadelijke code te uploaden;
• De Diensten te gebruiken om spam of ongewenste communicatie te verzenden;
• Beveiligingsmaatregelen te omzeilen of de werking van de Diensten te verstoren;
• Inloggegevens te delen met onbevoegde derden.

8.4. Fair use: Het gebruik van de Diensten is onderworpen aan redelijk gebruik. KAEOM behoudt zich het recht voor om bij buitensporig gebruik dat de dienstverlening aan andere Klanten negatief beïnvloedt, contact op te nemen met de Klant en passende maatregelen te treffen.

9. AI-functionaliteit (optioneel)

9.1. De Diensten bevatten optionele AI-functionaliteit, onder meer voor het opstellen van voortgangsrapportages en het beantwoorden van vragen over de eigen organisatiegegevens van de Klant. Deze functionaliteit staat standaard uitgeschakeld en wordt uitsluitend geactiveerd door een daartoe bevoegde Gebruiker van de Klant.

9.2. Voor het gebruik van AI-functionaliteit kiest de Klant zelf een AI-aanbieder en gebruikt de Klant een eigen account met eigen toegangssleutel bij die AI-aanbieder. Tussen de Klant en de AI-aanbieder komt een zelfstandige overeenkomst tot stand waarbij KAEOM geen partij is. De Klant is zelf verantwoordelijk voor de naleving van de voorwaarden van de AI-aanbieder en voor de kosten van dat gebruik.

9.3. KAEOM richt de Diensten zo in dat voor AI-functionaliteit in beginsel uitsluitend geaggregeerde, niet tot personen herleidbare gegevens aan de AI-aanbieder worden verstrekt. Vrije tekst wordt uitsluitend aan de AI-aanbieder verstrekt indien deze door of namens de Klant uitdrukkelijk voor AI-gebruik is vrijgegeven en daarbij door de Klant is bevestigd dat deze geen persoonsgegevens bevat. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van die bevestiging.

9.4. Door AI gegenereerde inhoud (zoals rapportages, antwoorden en suggesties) wordt automatisch gegenereerd en kan onjuistheden of onvolledigheden bevatten. De Klant is verplicht AI-gegenereerde inhoud te controleren voordat deze wordt gebruikt of gedeeld. AI-gegenereerde inhoud vormt geen advies van KAEOM.

9.5. KAEOM garandeert niet de beschikbaarheid, kwaliteit of juistheid van de diensten van AI-aanbieders en is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van AI-functionaliteit, het handelen of nalaten van een AI-aanbieder, of het gebruik van AI-gegenereerde inhoud door de Klant.

10. Financiersportaal en Deellinks

10.1. De Diensten stellen de Klant in staat om via beveiligde deellinks informatie beschikbaar te stellen aan derden, zoals fondsen en financiers. Een deellink is toegankelijk voor eenieder die over de link beschikt, zonder dat daarvoor een account vereist is.

10.2. De Klant bepaalt zelf of, aan wie en welke onderdelen van deze informatie via een deellink beschikbaar worden gesteld, en kan een deellink te allen tijde intrekken.

10.3. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de inhoud van rapportages en documenten die de Klant via een deellink vrijgeeft, waaronder de rechtmatigheid van het delen van daarin opgenomen (persoons)gegevens.

10.4. De Klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig verspreiden en geheimhouden van deellinks en trekt een deellink onverwijld in zodra deze niet langer nodig is of mogelijk is gecompromitteerd.

11. Nieuwsbrieven en E-mailverzending

11.1. De Diensten stellen de Klant in staat nieuwsbrieven en andere e-mails te versturen aan door de Klant beheerde ontvangers.

11.2. De Klant garandeert dat voor iedere verzending een geldige wettelijke grondslag bestaat, waaronder waar vereist de voorafgaande toestemming van de ontvanger (artikel 11.7 Telecommunicatiewet), en dat iedere nieuwsbrief een werkende afmeldmogelijkheid bevat.

11.3. Het is de Klant niet toegestaan de Diensten te gebruiken voor het versturen van spam of ongevraagde commerciële communicatie. Bij misbruik of bovengemiddelde klachtenaantallen mag KAEOM de verzendfunctionaliteit opschorten.

11.4. De Klant vrijwaart KAEOM voor claims van derden die verband houden met door de Klant verzonden e-mails.

12. Gegevens en Privacy

12.1. Bij het gebruik van de Diensten treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de Klant via de Diensten invoert (waaronder gegevens van klanten/hulpvragers, hun gezinsleden, contactpersonen, personeel en vrijwilligers). KAEOM treedt hierbij op als verwerker in de zin van de AVG.

12.2. De verwerking van persoonsgegevens door KAEOM als verwerker is geregeld in de Verwerkersovereenkomst, die een onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van deze Overeenkomst.

12.3. Voor accountgegevens van de Klant zelf (registratie, inlog, facturatie) treedt KAEOM op als verwerkingsverantwoordelijke. Zie de Privacyverklaring voor meer informatie.

12.4. De Klant blijft te allen tijde eigenaar van de gegevens die via de Diensten worden ingevoerd.

12.5. KAEOM maakt dagelijks back-ups van klantgegevens, maar garandeert geen volledig herstel bij dataverlies. De Klant is verantwoordelijk voor het periodiek exporteren van eigen belangrijke gegevens.

12.6. Bijzondere persoonsgegevens: De Diensten kunnen worden gebruikt voor het verwerken van bijzondere en gevoelige persoonsgegevens (waaronder gezondheidsgegevens, gegevens over de financiële situatie en BSN). De Klant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het waarborgen van een geldige wettelijke grondslag voor deze verwerking, waaronder de specifieke eisen die gelden voor het verwerken van het BSN. KAEOM heeft passende technische maatregelen getroffen, waaronder versleutelde opslag van gevoelige persoonsgegevens.

12.7. Meldplicht datalekken: KAEOM meldt datalekken aan de Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na kennisname, conform de Verwerkersovereenkomst. De Klant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, waar nodig.

12.8. Geen inzage door KAEOM: KAEOM neemt geen kennis van de inhoud van de door de Klant ingevoerde gegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor het verlenen van support (op verzoek van de Klant) of het nakomen van wettelijke verplichtingen.

13. Geheimhouding

13.1. Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar hebben ontvangen.

13.2. Onder vertrouwelijke informatie wordt in ieder geval verstaan: bedrijfsinformatie, klantgegevens, technische specificaties en financiële gegevens.

13.3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

• Reeds algemeen bekend was of wordt zonder toedoen van de ontvangende Partij;
• Door de ontvangende Partij onafhankelijk is ontwikkeld;
• Op grond van wet- of regelgeving openbaar moet worden gemaakt.

13.4. De geheimhoudingsplicht blijft van kracht gedurende de looptijd van de Overeenkomst en 2 jaar na beëindiging.

14. Intellectueel Eigendom

14.1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Diensten berusten bij KAEOM of haar licentiegevers.

14.2. Deze voorwaarden geven de Klant geen eigendomsrechten op de Diensten, maar uitsluitend een gebruiksrecht.

14.3. Het is de Klant niet toegestaan om auteursrechtelijke vermeldingen, logo's of andere merken te verwijderen uit de Diensten.

15. Beschikbaarheid en Onderhoud

15.1. KAEOM streeft naar een beschikbaarheid van de Diensten van 99% op jaarbasis, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.

15.2. KAEOM kan de Diensten tijdelijk offline halen voor onderhoud en updates.

15.3. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk van tevoren aangekondigd en waar mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd.

15.4. KAEOM is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van (tijdelijke) onbeschikbaarheid van de Diensten, behoudens in geval van opzet of grove schuld van KAEOM.

16. Overmacht (Force Majeure)

16.1. Geen van de Partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.

16.2. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen in het internet, storingen in de telecommunicatie-infrastructuur, storingen of tekortkomingen van hosting- en andere toeleveranciers, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, natuurrampen, epidemieën, oorlog, terrorisme, stakingen en cyberaanvallen.

16.3. Indien de overmacht langer dan 60 dagen voortduurt, heeft ieder der Partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden.

17. Aansprakelijkheid

17.1. KAEOM levert de Diensten op basis van "as is" en "as available".

17.2. KAEOM sluit iedere aansprakelijkheid uit voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie en schade door verlies of beschadiging van gegevens.

17.3. De totale aansprakelijkheid van KAEOM is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald voor de Diensten, met een maximum van €5.000.

17.4. Uitzondering: De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel gelden niet in geval van opzet of grove schuld van KAEOM.

17.5. KAEOM is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door: (a) onjuist of onrechtmatig gebruik van de Diensten door de Klant of Gebruikers; (b) de inhoud van door de Klant ingevoerde, geüploade of via deellinks of nieuwsbrieven gedeelde gegevens; (c) AI-gegenereerde inhoud of het handelen van AI-aanbieders (artikel 9); (d) diensten van derden die de Klant zelf heeft geactiveerd, zoals agenda-synchronisatie.

17.6. De Klant vrijwaart KAEOM voor alle claims van derden (waaronder betrokkenen in de zin van de AVG) die verband houden met het gebruik van de Diensten door de Klant of met een schending van deze voorwaarden door de Klant.

17.7. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen 12 maanden na het ontstaan van de schade schriftelijk bij KAEOM is gemeld.

18. Opzegging en Beëindiging

18.1. De Klant kan het abonnement te allen tijde opzeggen via het accountbeheer.

18.2. Bij opzegging eindigt de toegang tot de Diensten aan het einde van de lopende betaalperiode.

18.3. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd bij opzegging (zie artikel 5.7).

18.4. KAEOM kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of de toegang opschorten indien de Klant deze voorwaarden schendt, onverminderd het recht van KAEOM op schadevergoeding.

18.5. Data-export: Na beëindiging heeft de Klant gedurende 90 dagen de mogelijkheid om alle ingevoerde gegevens te exporteren in een gangbaar, machineleesbaar formaat.

18.6. Na afloop van de retentieperiode van 90 dagen worden alle klantgegevens permanent verwijderd, conform de Verwerkersovereenkomst, behoudens gegevens die KAEOM op grond van een wettelijke plicht langer moet bewaren.

19. Klachtenprocedure

19.1. Klachten over de Diensten kunnen worden ingediend via [email protected]

19.2. KAEOM streeft ernaar klachten binnen 14 dagen inhoudelijk te beantwoorden.

19.3. Indien een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan de Klant zich wenden tot de bevoegde rechter conform artikel 21 van deze voorwaarden.

20. Wijzigingen

20.1. KAEOM behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden te wijzigen.

20.2. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren via e-mail aangekondigd aan de Klant.

20.3. Indien de Klant niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan het abonnement worden opgezegd voor de ingangsdatum van de nieuwe voorwaarden.

20.4. Voortgezet gebruik van de Diensten na de wijzigingsdatum wordt beschouwd als acceptatie van de nieuwe voorwaarden.

21. Toepasselijk Recht en Geschillen

21.1. Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten tussen KAEOM en de Klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

21.2. Alle geschillen zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar KAEOM is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

21.3. Partijen zullen eerst trachten een geschil in onderling overleg te regelen alvorens een beroep op de rechter te doen.

22. Contactgegevens

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kun je contact opnemen met: